Toplantı Yönetimi

Şirketlerin üst düzey yöneticilerinin büyük bölümü her gün gereksiz uzunluktaki toplantılara çok değerli saatlerinden harcamaktadır. Hatta toplantı yaparak çalışıyor görünmek bazı yöneticilerin “çalışma biçimi olmuş” kısa sürebilecek bir toplantının saatlerce uzaması veya telefonla, e-postayla, kısa bir ziyaretle çözülebilecek işleri toplantıya dönüştürmek yönetici kadar çalışanların da zamanından çalmakta, başka önemli işlerin aksamasına neden olmaktadır.

Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir.

Birçok kişiye aynı anda bilgi aktarılması ve bir karar alınması gerekiyorsa, koordinasyona ve sinerjiye ihtiyaç varsa, çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa toplantı yapılmasına ihtiyaç var demektir. Ancak tartışmaya gerek bir konu yoksa tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin (yöneticinin, idarecinin) dediği kabul ediliyorsa ve başkalarını işe katma konuyu bulandıracaksa toplantı yapmak gereksizdir.

Günümüz eğitim ve iş amaçlı kurulan örgütlerde yöneticilerin etkili olabilmesi, katılımcı yöne-timi oluşturabilmesi ve etkili örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmeleri açısından toplantı yönetimini iyi bilmeleri ve etkili yönetebilmeleri gerekli hale gelmektedir. Örgütlerin giderek karmaşıklaşan ilişkiler ile karşı karşıya kalması, hızlı değişim ve bu değişi-me örgütlerin uyum sağlayabilme sorunları, işgörenler ve yöneticileri daha sık bir araya getirmeye ve etkili işbirliği yapmaya zorlamaktadır. Bu bağlamda toplantı en az iki insanın ortak bir amaç doğrultusunda bir araya gelerek hareket etmesine, fikir, görüş ve öneri paylaşımına, etkili iletişime, yapılan faaliyetlerin faturasının verilmesine ve ortak misyon ve vizyon oluşumuna katkı sağlamaktadır. Toplantılardan istenilen verimin elde edilmesi ise etkili bir toplantı yönetimini gerekli kılmaktadır.

Haber